REGLEMENT DE LA SALLE POLYVALENTE
La salle polyvalente fait partie d’un équipement communal composé d’un espace scénique, d’une salle festive avec bar, d’un local traiteur et de sanitaires.
Par décision du Conseil Municipal, il peut être utilisé pour des manifestations débordant le cadre communal.
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ARTICLE 1 (condition de location)
L’utilisation de ces équipements et les tarifs sont définis par décision du Conseil Municipal. Ils sont révisables annuellement.
Associations d’Ozon
Suivant le calendrier des manifestations.
Particuliers domiciliés sur la commune
Loué pour fête de famille. (Les associations d’Ozon sont prioritaires).
Réservation possible suivant planning d’occupation défini en mairie.
(Réservation 2 mois avant la date). Chaque demande sera confirmée par la signature du contrat.
Réservation
Lors de la demande de location, un contrat (annexe 1) est établi entre la commune et le demandeur précisant : les sommes à payer pour la location, les dates et heures de la remise des clés (après l’état des lieux) ainsi que la liste des documents à fournir et le présent règlement. Il sera demandé le versement d’un chèque d’acompte de 50% du montant de la location.
Toutefois, si une annulation intervient l’acompte ne sera pas restitué.
Le règlement doit être effectué par le signataire du contrat.
Conditions exigées à la remise des clés
Le demandeur ayant réglé le solde prévu, la remise des clés se fera à l’heure convenue, qui doit être impérativement respectée. Après avoir reconnu l’état des lieux, l’inventaire du matériel en présence du gestionnaire désigné par le Conseil Municipal et après avoir pris connaissance du fonctionnement des installations de la salle, l’utilisateur versera le chèque de caution convenu. Il conviendra d’une date avec le gestionnaire pour le rendu des clés. Si l’état des lieux ne signale aucune anomalie, le chèque de caution sera renvoyé à l’utilisateur dans un délai de 15 jours.
La reproduction des clés est interdite
Etat des lieux avant et après utilisation / Inventaire du matériel mis à disposition
(annexe 2)
Il se fait d’une manière contradictoire entre l’utilisateur et le gestionnaire, à la remise des clés.
Les anomalies éventuelles seront pointées sur le document annexe 2. Tout constat, y compris « RAS » sera daté et signé.
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ARTICLE 2 (nettoyage)
Chaque utilisateur est responsable de la propreté de la salle et de ses abords. Le nettoyage sommaire (ne pas laver les sols) de la salle doit se faire immédiatement après chaque manifestation.
Les tables et chaises doivent être lavées et rangées à l’emplacement d’origine.
Les poubelles doivent être impérativement évacuées après chaque utilisation de la salle. Des PAV (points d’apports volontaires, verre-papier-plastique) sont à proximité au sud du parking du restaurant.
(Des conditions particulières sont proposées pour les associations locales ou extérieures à la commune).
Pour l’ensemble des utilisateurs
Les anomalies de fonctionnement devront être signalées au rendu des clés.
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ARTICLE 3 (consignes de sécurité / Plan d’évacuation)
Chaque utilisateur responsable privé ou d’association utilisatrice de la salle doit prendre connaissance des consignes de sécurité annexe 3 (document à signer).
Il est rappelé que la salle polyvalente est agréée pour l’accueil de 250 personnes maximum.
TOUT FEU D’ARTIFICE EST STRICTEMENT INTERDIT AINSI QUE LES ELEMENTS PYROTECHNIQUES. LES ANIMAUX MEME TENUS EN LAISSE SONT INTERDITS A L’EXCEPTION TOUTEFOIS DES CHIENS POUR HANDICAPES.
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ARTICLE 4 (loi anti tabac)
IL EST STRICTEMENT INTERDIT DE FUMER DANS LA SALLE EST LES LOCAUX ANNEXES. EN EXTERIEUR LES MEGOTS SERONT RECOLTES DANS DES CENDRIERS.
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ARTICLE 5 (matériel)
Chaque utilisateur doit veiller au respect du matériel mis à disposition :
Tables – chaises – matériel de restauration – bar – frigos – congélateur.
Il ne doit utiliser que le matériel nécessaire à son activité. NE PAS SORTIR LE MATERIEL.
Le téléphone ne doit être utilisé qu’en cas d’urgence ainsi que le défibrillateur.
En cas de dégradation une pénalité financière sera retenue.
L’emploi de colle, agrafes, punaises, clous, scotch est interdit sur les murs et boiseries. UTILISER LE PATAFIXE. L’usage de bougies, henné, mousse est strictement interdit.
L’utilisation de confettis est interdite dans et aux abords de la salle polyvalente.
La décoration de la salle ne pourra avoir lieu qu’avec l’accord de la Mairie qui délivrera à cette occasion au locataire des consignes particulières.
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ARTICLE 6 (débit de boissons / Sacem…)
Il est rappelé que les lois et règlements en vigueur sur la vente des boissons alcoolisées sur l’organisation des jeux (loterie) doivent être appliqués.
Les déclarations de buvette (un mois avant en mairie), droits d’auteurs (Sacem), autres…
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ARTICLE 7
La salle doit être libérée le lendemain de la manifestation. (Voir planning de réservations).
Consommation électrique : un forfait été/hiver est mis en place. Toutefois toute consommation abusive sera facturée auprès du locataire. Un relevé du compteur sera réalisé avant et après la location (état des lieux article 1).
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ARTICLE 8
Pour toute activité, les enfants doivent être encadrés par un responsable adulte. La commune décline toute responsabilité en cas d’accident.
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ARTICLE 9 (sécurité et vol)
L’utilisateur s’engage à garantir tous dommages corporels supportés par toute personne à l’intérieur des locaux du fait d’agissements que les dirigeants n’auraient pu empêcher. A ce titre, il est conseillé d’employer une société de sécurité lors de l’organisation d’une manifestation pouvant présenter des risques pour la sécurité publique ou celle des personnes qui seront appelées à prendre part à la manifestation (bal, soirée dansante…).
D’autre part la commune décline toute responsabilité quant au vol ou détérioration d’objets et effets personnels appartenant aux locataires de la salle ou sur les parkings.
Il est interdit de bloquer les issues de secours.
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ARTICLE 10 (assurances)
L’utilisateur doit justifier d’une assurance concernant les risques de responsabilité civile et autres y compris ceux pouvant être éventuellement causés à des tiers. Le locataire fournira à la commune avant la mise à disposition de la salle et au plus tard un mois avant la manifestation, la preuve qu’il bénéficie de la part d’une compagnie d’assurance notoirement solvable des garanties appropriées à l’objet de la location.
Le défaut d’assurance de la part du locataire entraîne la nullité de la convention sans aucun droit de dédommagement pour le locataire.
La cuisine est une cuisine relais, ceci signifie qu’aucune transformation d’aliment n’est autorisée et que les préparations sont amenées de l’extérieur.
Ces règles sont applicables à tous.
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ARTICLE 11 (stationnement – bruit)
Le stationnement est possible sur la salle polyvalente, l’esplanade de la mairie. Le stationnement sur le parking du restaurant est réservé à sa clientèle.
Le stationnement ne doit pas gêner la circulation, pour la sécurité des usagers et pour l’accès des secours.
Il est interdit de stationner sur les espaces verts.
En raison de la proximité des habitations et logements il est important de tenir fermer les portes de la salle pour réduire la propagation des bruits. Compte tenu de la réglementation, toutes nuisances sonores au delà de 2 heures seront sous la responsabilité du locataire.
A l’extérieur le départ des véhicules doit s’effectuer sans tapage.
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ARTICLE 12
Le présent règlement est approuvé par le Conseil Municipal. Toutes modifications au dit règlement feront l’objet d’une révision validé par le Conseil.
Les utilisateurs doivent se conformer au présent règlement et à ses annexes (tarifications, convention de location, état des lieux, réglementation sur les débits de boissons).
La sous location et mise à disposition pour autrui et formellement interdite. La retenue de la caution serait automatique.